Indkøbspolitik

Formål
I 2000 nedsatte finansministeriet vores taksametre med 0,69 % med den begrundelse at vi skal effektivisere vores indkøb. Med en effektiv indkøbspolitik kan vi frigøre ressourcer til vores kerneydelser, så der er flere midler til undervisning m.m.

Med indkøbspolitikken ønsker vi at opnå en mere effektiv indkøbsproces. Det vil vi gøre ved at have fokus på ensartede retningslinjer for vores indkøb. På den måde vil vi ved indgåelse af aftaler om indkøb af varer og tjenesteydelser bl.a. opnå de bedst mulige priser, betalingsforhold og leveringsforhold.

Som en del af en effektiv indkøbsproces arbejder vi også hen imod en stor integration af E-procurement. Det betyder at vi i vore indkøb, så vidt det er muligt, bruger elektroniske indkøbsportaler. Fordelen ved det er at vi får elektroniske fakturaer som vi kan bogføre direkte i økonomisystemet. Vi ønsker at opfylde vores formål ud fra følgende holdninger til indkøb:

Økonomi
Vi vil foretage vores indkøb så økonomisk som muligt:

Vi foretager vores indkøb af varer, tjenesteydelser samt leje og leasing (dvs. dispositioner, der udløser en faktura) til den bedst mulige pris under hensyn til det formål vi køber ind til.

Den bedste pris vurderer vi ud fra en totaløkonomisk betragtning. Det vil sige at der i indkøbsprocessen indgår overvejelser omkring - udgifter i forbindelse med anvendelsen af de indkøbte varer - bedre effektivitet i den efterfølgende brug og servicering af det indkøbte - følgeomkostninger (service, fragt, forbrug, bortskaffelse mv.)-betalingsbetingelser (samlefaktura) - leveringsbetingelser

Vores valg af leverandører vurderer vi ud fra det samlede køb. Vi vil derfor primært se på de samlede omkostninger og i mindre grad på det enkelte produkt. Business College Syd skal optræde som én kunde over for leverandørerne for at opnå koncernfordele.
 
Effektivitet
Vi vil foretage vores indkøb så effektivt som muligt: Effektiviteten vurderer vi ud fra en helhedsbetragtning. Det vil sige at vi ønsker at opnå fordele af såvel administrativ og ressourcemæssig karakter som pris- og kontraktmæssig karakter.

Vi vil også afveje ressourceindsatsen i forhold til besparelsespotentialet.

Vi vil, så vidt det er muligt, foretage alle vore indkøb via rammekontrakt eller anden indkøbsaftale. For at opnå størst mulig effekt af aftalerne har alle disponenter i de afdelinger vi køber ind pligt til at bruge aftalerne.

Ressourceindsatsen skal vi effektivisere ved at standardisere vare- og leverandørvalg for at opnå bedre priser ved en lavere frekvens af indkøb hos færre leverandører.

Ved indkøb der falder ind under reglerne for udbud, vil vi følge de gældende regler og støtter os til undervisningsministeriets retningslinier. Indkøb der ikke er omfattet af aftale, udbud eller rammekontrakt, skal vi foretage ved at tage hensyn til indkøbspolitikkens bestemmelser og principper.

Vi vil arbejde hen imod at disponenterne foretager størstedelen af indkøbene via elektroniske indkøbsportaler.

Derfor vil vi, ved valg af leverandør, lægge vægt på muligheden for at anvende E-procurement for at effektivisere indkøbsprocessen.

Vi vil støtte effektivisering ved en løbende efteruddannelse af skolens medarbejdere og ved løbende opfølgning på indkøbspolitikken.

Miljø- og energimæssige holdninger
Vi vil ved indkøb tilstræbe at tage miljø- og energimæssige hensyn når vi vælger leverandør og produkt: Ved indkøb af rengøringsmidler tager vi særligt hensyn til de miljømæssige forhold – også selv om alternative varer og produkter kan indkøbes til en lavere pris.

Ved indkøb af energibesparende produkter skal vi foretage en totaløkonomisk vurdering som tager hensyn til anskaffelsespris i forhold til forbrug og drift i produktets levetid.

Æstetik
Ved indkøb vil vi tilstræbe at tage æstetiske hensyn: Æstetiske hensyn tager vi forhold til de omstændigheder hvor vi anvender produkterne. Det er vores ønske at skolerne overfor både medarbejdere, studerende, kunder & besøgende fremtræder flot og funktionel.

Arbejdsmiljø
Vi vil så vidt muligt tage arbejdsmiljømæssige hensyn i vores indkøb: Arbejdsmiljømæssige hensyn kan vi eksempelvis tage ved valg af leverandør, valg af produkter og ved den efterfølgende brug & anvendelse af produkterne. (ergonomisk pc-udstyr, ergonomiske arbejdspladser, produkter der overholder regler for lys, støj dampe mv.)

Sociale og etiske hensyn
Vi tilstræber, hvor omstændighederne tilsiger det, at tage sociale og etiske hensyn i forbindelse med vores indkøb: Så vidt det er muligt, vil vi lade det indgå som et kriterium at leverandøren har en aktiv uddannelsespolitik og politikker der omhandler intentionerne om det rummelige arbejdsmarked.

Prioritering
Vi prioriterer som udgangspunkt de økonomiske og effektivitetsmæssige hensyn højest. Herefter de miljø- og energimæssige hensyn.

Ved indkøb af rengøringsmidler vægter de miljømæssige hensyn på niveau med de økonomiske og effektivitetsmæssige hensyn. Specielt i forbindelse med køb af IT-hardware og andet energikrævende udstyr vil vi ved valg af produkt lægge vægt på driftsom-kostninger, herunder bortskaffelses-omkost­nin­ger og miljøbelastning Afhængig af produktets art vil vi være opmærksomme på at tage æstetiske, arbejdsmiljømæssige, sociale og etiske hensyn.

Disse hensyn inddrager vi når det økonomiske, effektivitets- og energimæssige aspekt har valgt en række leverandører/varer. Ved nybygning, om- og tilbygning og ved køb af inventar, vil æstetiske, arbejds-miljømæssige, etiske og sociale hensyn vægte på niveau med de økonomiske, og de effektivitets- og energimæssige aspekter

Analyse
Som et led i indkøbspolitikken er der udarbejdet en analyse over skolens samlede indkøb for 2004. Vi har primært taget udgangspunkt i indkøb for Business College Syd i Mommark. Vi har i analysen lagt vægt på:

• Reparation og vedligeholdelse
• Nærings- og nydelsesmidler
• Småanskaffelser
• Undervisningsmaterialer
• Ekskursioner
• Vask og rensning
• Småanskaffelser, anlæg
• Revisor
• Køb af øl og vand
• Øvrige arkitekt/advokatbistand
• Køb af øvrige kioskvarer
• Rengøringsartikler Køb af vin og spiritus
• Kontorartikler og tryksager
• Forbrugsmaterialer
• Uniformer, beklædning
• Bøger til undervisning og bibliotek
• Vedligeholdelse af automater Småanskaffelser, udegrej
• Rengøringsabonnement
• Papir
• Driftsudgifter for kiosk
• Køb til varmdriksautomat

Analysen for Business College Syd i Mommark danner som udgangspunkt basis for indkøbspolitikkens fokusområde, prioriteringer og formål. Herudover har vi valgt at lave en analyse for 2004 for Business College Syd i Sønderborg på IT-service Bøger til undervisning og bibliotek fordi udgifternes størrelse på disse poster er større og dermed mere retningsgivende i Sønderborg.

Implementering
I forbindelse med implementeringen af indkøbspolitikken vil vi prioritere ét fokusområde ad gangen: Inden for det konkrete fokusområde nedsætter vi en gruppe der skal arbejde med at fastlægge/implementere de principper som skal understøtte indkøbspolitikken.

Gruppen består af økonomi- og administrationschefen, indkøbere med budgetansvar for det pågældende område, disponenter der bestiller varer og tjenesteydelser for det pågældende område og eventuelt andre specialister inden for det udvalgte område. Et fokusområde kan godt gå på tværs af afdelingerne i organisationen og det kan være relevant at flere budgetansvarlige og disponenter er i samme gruppe.

Gruppen skal bl.a. have fokus på fremtidige indkøbsprocedurer og forretningsgange for aftaleindgåelse, indkøb i udbud, valg af leverandører, valg af varer og faktura- håndtering. Gruppen har til opgave at følge op på effekten af den implementerede indkøbs-politik ved en årlig vurdering og at fastsætte hvilke fælles mål og resultater vi skal arbejde med i det følgende år.

En opfølgning på indkøbspolitikkens resultater vil bl.a. ske med baggrund i følgende nøgletal: Antal leverandører pr. varekategori Antal indgåede aftaler pr. varekategori Antal leverandører valgt ved udbud Volumen i antal faktura pr. leverandør % af indkøb foretaget via aftaler/udbud i forhold til samlet indkøb % af indkøb foretaget via e-handel i forhold til samlet indkøb

Ikrafttræden
Indkøbspolitikken træder i kraft den 1. oktober 2005. De første fokusområder hvor vi vil kigge på indkøbsprocedurer og indgå indkøbsaftaler er Vask og rens, Kontorartikler og tryksager. Indkøbspolitikkens nuværende form vil vi evaluere senest 1. januar 2008. Der kan eksempelvis være fokusområder ud over dem i analysen som senere vil være relevante at have fokus på