Om os

Indkøbspolitik

Formål

Business College Syd’s indkøbspolitik blev oprindelig udarbejdet og godkendt af skolens ledelse med ikrafttræden 1. oktober 2005. Som et led i indkøbspolitikken blev der dengang udarbejdet en analyse over skolens samlede indkøb.  Som udgangspunkt danner analysen for Business College  Syd basis for indkøbspolitikkens fokusområde, prioriteringer og formål.

Business College Syd’s bestyrelse besluttede den 17. juni 2010, at melde sig ind i IFIRS (Indkøbsfællesskabet i Region Syddanmark). Formålet med skolens medlemskab af IFIRS er at få afviklet væsentligt flere udbud med større volumen end Business College Syd selv repræsenterer og derved opnå store besparelser. IFIRS giver tillige Business College Syd gensidig erfaringsudveksling og sparring samt holder indkøber og budgetansvarlige up to date med udbudslovgivningen.

Indkøbspolitikken blev herefter revideret og godkendt af bestyrelsen den 9. december  2010.

Med en effektiv indkøbspolitik frigør vi ressourcer til vores kerneydelser, så der er flere midler til undervisning m.m.

Med indkøbspolitikken ønsker vi at opnå en mere effektiv indkøbsproces. Det vil vi gøre ved at have fokus på ensartede retningslinjer for vores indkøb. På den måde vil vi, ved indgåelse af aftaler om indkøb af varer og tjenesteydelser, sikre de mest fordelagtige betingelser ved bl.a. at opnå de bedst mulige priser, betalingsforhold og leveringsforhold. Desuden sikrer indkøbspolitikken miljøbevidsthed og overholdelse af gældende lovgivning på indkøbsområdet.

Konkurrenceudsættelse sker enten gennem IFIRS via miniudbud på SKI (Statens og Kommunernes indkøbsservice) eller via egne annoncerede udbud. Desuden vil Business College Syd, hvor det skønnes attraktivt, benytte sig af de indkøbsaftaler (FM-aftaler), som Finansministeriet indgår i samarbejde med SKI, hvor vi, som selvejende institution, frivilligt kan vælge at tilslutte os.

Alle samhandelsaftaler(rammeaftaler/leverings-aftaler) udarbejdes af skolens indkøber og underskrives af skolens direktør. De samhandelsaftaler, som Business College Syd indgår, er obligatoriske for alle skolens områder.

Business College Syd skal betragtes som én stor kunde, idet vi ønsker at indgå strategiske samarbejder med vore leverandører.

Det forventes, at Business College Syd opnår  store besparelser som følge af indkøbspolitikken.  Skolens forventninger til besparelser skal ikke alene realiseres gennem indkøb til lavere priser. Som en del af en effektiv indkøbsproces arbejder vi også hen imod en stor integration af E-procurement. Det betyder, at vi, i vore indkøb, så vidt det er muligt, bruger elektroniske indkøbsportaler. Fordelen ved det er, at vi optimerer tiden på indkøbsprocessen, varemodtagelse, bogføring og betaling af leverandørernes fakturaer.

Business College Syd’s indkøbspolitik betyder også, at vores tilgang til indkøb struktureres i forbindelse med forhandling af den konkrete samhandelsaftale. Det betyder en tidsmæssig optimering for de budgetansvarlige i deres daglige arbejde.

Vi ønsker at opfylde vores formål ud fra følgende holdninger til indkøb:


Økonomi
Vi vil foretage vores indkøb så økonomisk, som muligt:

  • Det overordnede formål med Business College Syd’s indkøbspolitik er at skabe rammer for, at vi foretager vores indkøb af varer, tjenesteydelser samt leje og leasing (dvs. dispositioner, der udløser en faktura) til den bedst mulige pris under hensyn til det formål, vi køber ind til.
  • Den bedste pris vurderer vi ud fra en totaløkonomisk betragtning. Det vil sige at der i indkøbsprocessen indgår overvejelser omkring

    - udgifter i forbindelse med anvendelsen af de indkøbte varer
    - bedre effektivitet i den efterfølgende brug og servicering af det indkøbte
    - følgeomkostninger (service, fragt, forbrug, bortskaffelse mv.)
    - betalingsbetingelser (samlefaktura)
    - leveringsbetingelser

  • Vores valg af leverandører vurderer vi ud fra det samlede køb. Vi vil derfor primært se på de samlede omkostninger og i mindre grad på det enkelte produkt.

  • Business College Syd skal optræde som én kunde over for leverandørerne for at opnå koncernfordele.


Effektivitet
Vi vil foretage vores indkøb så effektivt, som muligt:

  • Effektiviteten vurderer vi ud fra en helhedsbetragtning. Det vil sige, at vi ønsker at opnå fordele af såvel administrativ og ressourcemæssig karakter, som pris- og kontraktmæssig karakter. Vi vil også afveje ressourceindsatsen i forhold til besparelsespotentialet.

  • Vi vil, så vidt det er muligt, foretage alle vore indkøb via rammekontrakt eller anden indkøbsaftale. For at opnå størst mulig effekt af aftalerne, har alle disponenter, i de afdelinger, vi køber ind, pligt til at bruge aftalerne. Såfremt en disponent får tilbudt en vare eller et vareområde på mere fordelagtige betingelser end den/de gældende samhandelsaftaler, berettiger dette ikke til køb uden om de indgåede samhandelsaftaler. Hvis en disponent får et godt tilbud fra en ny leverandør, skal det straks sendes til skolens indkøber med henblik på afklaring og koordinering.

  • Vi skal effektivisere ressourceindsatsen ved  at standardisere vare- og leverandørvalg for at opnå bedre priser ved en lavere frekvens af indkøb hos færre leverandører.

  • Ved indkøb, der falder ind under reglerne for udbud, følger vi gældende regler og støtter os til undervisningsministeriets retningslinjer.

  • Indkøb, der ikke er omfattet af reglerne for udbud, skal vi foretage ved at tage hensyn til indkøbspolitikkens bestemmelser og principper.

  • Business College Syd vil løbende tilmelde sig relevante udbud, som IFIRS afholder, og derudover selv afholde udbud for at sikre de  bedste betingelser og priser.

  • Vi vil arbejde hen imod at disponenterne foretager størstedelen af indkøbene via elektroniske indkøbsportaler. Derfor vil vi, ved valg af leverandør, lægge vægt på muligheden for at anvende E-procurement for at effektivisere indkøbsprocessen.

  • Vi vil støtte effektivisering ved en løbende efteruddannelse af skolens medarbejdere og ved løbende opfølgning på indkøbspolitikken.


Miljø– og energimæssige holdninger
Ved indkøb tilstræber vi at tage miljø- og energimæssige hensyn, når vi vælger leverandør og produkt.

  • Ved indkøb af rengøringsmidler tager vi særligt hensyn til de miljømæssige forhold – også selv om vi kan køb alternative varer og produkter til en lavere pris.

  • Ved indkøb af energibesparende produkter skal vi foretage en totaløkonomisk vurdering, som tager hensyn til anskaffelsespris i forhold til forbrug og drift i produktets levetid.


Æstestik

Ved indkøb tilstræber vi at tage æstetiske hensyn:

  • Vi tager æstetiske hensyn i forhold til de omstændigheder, hvor vi anvender produkterne.

  • Det er vores ønske, at skolerne over for både medarbejdere, studerende, kunder og  besøgende, fremtræder flot og funktionel.


Arbejdsmiljø

Vi tager så vidt muligt arbejdsmiljømæssige hensyn i vores indkøb.

  • Vi kan eksempelvis tage arbejdsmiljømæssige hensyn ved valg af leverandør, valg af produkter og ved den efterfølgende brug og anvendelse af produkterne (ergonomisk pc-udstyr, ergonomiske arbejdspladser, produkter, der overholder regler for lys, støj dampe mv.).

Sociale og etiske hensyn
Vi tilstræber, hvor omstændighederne tilsiger det, at tage sociale og etiske hensyn i forbindelse med vores indkøb.

  • Så vidt det er muligt, lader vi det indgå som et kriterium, at leverandøren har en aktiv uddannelsespolitik og politikker, der omhandler intentionerne om det rummelige arbejdsmarked

Prioritering

  • Som udgangspunkt prioriterer vi de økonomiske og effektivitetsmæssige hensyn højest. Herefter de miljø- og energimæssige hensyn.

  • Ved indkøb af rengøringsmidler vægter de miljømæssige hensyn på niveau med de økonomiske og effektivitetsmæssige hensyn.

  • Specielt i forbindelse med køb af IT-hardware og andet energikrævende udstyr lægger vi, ved valg af produkt, vægt på driftsomkostninger, herunder bortskaffelses-omkostninger og miljøbelastning.

  • Afhængig af produktets art er vi opmærksomme på at tage æstetiske, arbejdsmiljømæssige, sociale og etiske hensyn. Disse hensyn inddrager vi, når det økonomiske, effektivitets- og energimæssige aspekt har valgt en række leverandører/varer.

  • Ved nybygning, om- og tilbygning og ved køb af inventar, vil æstetiske, arbejdsmiljømæssige, etiske og sociale hensyn vægte på niveau med de økonomiske, og de effektivitets- og energimæssige aspekter.

Implementering

  • For at udmønte og implementere indkøbspolitikken, er der— i tilknytning til indkøbspolitikken—udarbejdet en indkøbsstrategi med handlingsplaner for, hvordan vi ønsker at realisere indkøbspolitikkens målsætninger.

  • For at kortlægge Business College Syds aktuelle situation tager indkøbsstrategien udgangspunkt i de indkøbsgrænser/tærskelværdier som EU og Konkurrencestyrelsen nævner i sine regler for offentlige indkøb. For hvert indkøbsområde er der udarbejdet en handleplan og indkøbsområderne er prioriteret.

  • Inden for det konkrete indkøbsområde nedsætter vi en gruppe, der skal arbejde med at fastlægge/implementere de principper som skal understøtte indkøbspolitikken.

  • Gruppen består af vicedirektøren, skolens indkøber, budgetansvarlige for det pågældende område, disponenter der bestiller varer og tjenesteydelser for det pågældende område og eventuelt andre specialister inden for det udvalgte område. Et indkøbsområde kan godt gå på tværs af afdelingerne i organisationen og det kan være relevant at flere budgetansvarlige og disponenter er i samme gruppe.

  • Gruppen skal bl.a. have fokus på fremtidige indkøbsprocedurer og forretningsgange for det konkrete indkøbsområde og deltager i udarbejdelse af kravspecifikationer, tilbudsvurdering, produktudvælgelse, afprøvning, formidling, fakturahåndtering og løbende evaluering af aftalerne.

  • Skolens indkøber har til opgave at følge op på effekten af den implementerede indkøbspolitik og, sammen med skolens ledelse, ved en årlig vurdering at fastsætte indkøbsstrategien for det følgende år.

  • En opfølgning på indkøbspolitikkens resultater vil bl.a. ske med baggrund i specifikke økonomiske besparelser på hvert enkelt indkøbsområde samt en opfølgning på indkøbseffektiviseringen generelt.

Information

  • For at sikre, at alle medarbejdere på Business College Syd kender skolens indkøbspolitik og forstår, hvor vigtigt det er, at vi efterlever den har Business College Syd i samarbejde med IFIRS udarbejdet en pjece: ”Sådan køber vi ind – en vejledning til medarbejdere.”

  • For at gøre nuværende og kommende leverandører opmærksom på de betingelser, der gælder ved salg til Business College Syd, har Business College Syd i samarbejde med IFIRS også udarbejdet en pjece: ”Sådan sælger du til Business College Syd – en vejledning til vore leverandører.”

  • For at sikre, at alle skolens disponenter har den nødvendige viden omkring indkøbsaftaler, rammeaftaler, gældende indkøbspolitik og vedtagne instrukser, bliver informationen lagt ud på skolens intranet.